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Consejos al usar el email


06/07/2011 Facebook Twitter LinkedIn Google+ Marketing jurídico


El email es una gran herramienta de comunicación: rápida, barata, flexible… siempre que sepamos utilizarla correctamente. Lee los siguientes consejos, síguelos y te ahorrarás muchos disgustos al abrir tu buzón de entrada. Seguramente te verás reflejado en uno o más casos, yo también he caído en ellos:

  • Siempre, siempre, sé profesional en tus emails. No sabes quién puede acabar leyéndolos
  • Nunca respondas enfadado a un email
  • Restringe al mínimo las referencias personales cuando se trate de trabajo
  • Restringe al mínimo la información confidencial que envías en un email. Si se trata de un hilo de emails asegúrate que no hay nada en el contenido de ninguno de ellos que pueda ser dañino para tu imagen o tu trabajo
  • Cuando envíes un presupuesto o una factura por email revisa que no contenga ningún error. Queda poco profesional tener que enviar un segundo email para corregir un presupuesto o una factura mal elaborada
  • No bromees en un email y si lo haces deja claro que se trata de una broma. A ser posible ahórratela. Hay más personas que han parecido estúpidas por bromear a destiempo que por cerrar el pico
  • Asegúrate que la dirección de correo electrónico corresponde a la persona que quieres que lo reciba. No serás ni el primero ni el último que mete la pata y envía un email a la persona equivocada, incluso a la peor persona posible teniendo en cuenta el contenido del email. Mucha atención a los emails con copia (CC) y con copia oculta (CCO)
  • Revisa los emails hechos con plantillas o procedentes de un corta y pega. Quizás se te haya colado un nombre, una dirección o algún otro dato que no debería estar ahí
  • Relee detenidamente el email antes de enviarlo y comprueba que no tiene faltas de ortografía. Si es realmente importante puedes imprimirlo y leerlo tranquilamente. Está demostrado que en papel es mucho más fácil detectar errores que en la pantalla del ordenador
  • Si haces referencia a que adjuntas un documento al email asegúrate que adjuntas el documento al email
  • Cuando adjuntes un documento a un email asegúrate que se trata del documento correcto. Por ese motivo es útil dar nombres descriptivos a los documentos a fin de no cometer errores al adjuntar y encontrarlos de una manera más sencilla
  • A fin de ahorrar tiempo con los emails enseña a tus colaboradores que es mejor un email largo que toque varios temas que varios emails breves que toquen uno cada uno
  • Si utilizas un dispositivo móvil como una blackberry o un iphone para leer tus emails es importante que aquellos emails que necesiten respuesta sean marcados como no leídos a fin de que puedas responderlos tranquilamente cuando puedas centrarte en ellos. De lo contrario podrías olvidar que ese email tiene que ser contestado

Un último consejo: revisa todos tus emails al menos una vez antes de enviarlos. Te ahorrarás muchos disgustos.

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